Dowody księgowe

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 7.0/10 (2 votes cast)

dowody księgoweW rachunkowości każda operacja gospodarcza wymaga udokumentowania. W innym przypadku nie byłoby możliwe sprawdzenie poprawności oraz faktyczności zaistnienia określonych zdarzeń/operacji gospodarczych ex post.

Termin „ex post” oznacza kontrolę po powstaniu i zaewidencjonowaniu operacji gospodarczych. Wszelkie dokumenty stanowiące w rachunkowości podstawę zapisów księgowych określa się mianem dowodów księgowych. Są one ważnymi dowodami chroniącymi majątek danego podmiotu oraz stanowią podstawę podczas rozstrzygania spraw spornych.

Wymogi formalne dowodów księgowych

Na dowody księgowe zostały nałożone pewne wymogi formalne. Określa je ustawa o rachunkowości (art. 21.)

Dowody księgowe powinny posiadać:

  • określenie rodzaju dowodu księgowego (można podać pełną nazwę dowodu lub skróconą: FV – faktura VAT, RW – rozchód materiału do produkcji, WZ – wydanie wyrobów, KW – kasa wypłaci, KP – kasa przyjmie),
  • określenie  numeru identyfikacyjnego nadawanego po zaksięgowaniu dowodu,
  • wskazanie stron transakcji,
  • treść oraz rozmiary operacji gospodarczej. Rozmiary zazwyczaj są wyrażane w jednostkach pieniężnych,
  • datę wystawienia dowodu księgowego oraz datę dokonania operacji gospodarczej,
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, która przyjęła lub wydała składnik aktywów,
  • wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.

Rodzaje dowodów księgowych

W praktyce księgowości i realiach biznesowych wyróżniamy kilka kategorii dowodów księgowych. Najczęściej są one klasyfikowane ze względu na przeznaczenie:

  • dowody zewnętrzne obce (sporządzane przez obce jednostki na potrzeby ewidencyjne w innej jednostce, np. faktury dostawców za zakupione materiały, towary, usługi),
  • dowody zewnętrzne własne (sporządzane przez określoną jednostkę z przeznaczeniem ewidencyjnym dla swoich kontrahentów, np. faktury sprzedaży dla odbiorców),
  • dowody wewnętrzne (sporządzane przez daną jednostkę na własne potrzeby wewnątrz podmiotowe) .

Dowody księgowe można podzielić także ze względu na źródło informacji i tak wyróżnia się:

  • dowody źródłowe,
  • dowody zbiorcze (wtórne).

Dowody źródłowe nazywane  są w księgowości także źródłami pierwotnymi. Stanowią one pierwsze pisemne stwierdzenie faktu zaistnienia i dokonania operacji gospodarczej. Najczęściej powstają zaraz po zaistnieniu zdarzenia gospodarczego. Podstawą ich wystawiania są obserwacja zdarzenia oraz jego pomiar.

Dowody zbiorcze są sporządzane na podstawie kilku dowodów źródłowych. Jako przykład można podać raport kasowy, rozdzielniki zużytych materiałów sporządzane na podstawie dowodów pobrania materiałów.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 20. ust. 3.) podstawą zapisów mogą być także dowody księgowe:

  • zbiorcze (służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione),
  • korygujące poprzednie zapisy,
  • zastępcze (wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego),
  • rozliczeniowe (ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych).

Warto pamiętać, że błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować (poprawiać) jedynie poprzez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego sprostowania (dokumentu ze sprostowaniem) wraz z uzasadnieniem.

Dowody księgowe wyrażone w walucie obcej powinny zawierać przeliczenie na walutę polską według kursu jaki obowiązywał w dniu przeprowadzenia określonej operacji gospodarczej.

Powiązane tematy:

Dowody księgowe, 7.0 out of 10 based on 2 ratings

About Doradca